Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt.

Saksbehandlerne skal derfor:

Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert av arkivtjenesten. Epost kan eksporteres til Ephorte og journalføres av saksbehandler selv. Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling og journalføring. Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført. Når den inngående posten er avskrevet og dokumentet er ferdig (satt i F) skal saksbehandler sørge for at dokumentet blir journalført (satt i J).  Disse reglene gjelder også e-post. Fra juni 2007 ble det innført helelektronisk sak- arkivsystem. All saksbehandling skal skje i dette sak/arkivsystemet, eventuelt i enhetens/avdelingens fagsystem, Word skal under ingen omstendighet benyttes som saksbehandlingssystem.

Det gjøres oppmerksom på at posten ikke er ferdigbehandlet før saksbehandler har avskrevet dokumentet i Ephorte, enten ved utgående brev som avskrives mot det inngående, eller ved å benytte avskrivningsvalg i Ephorte.

Merknadsfeltet i saken benyttes for å notere viktig informasjon

Laster...