Periodisering av sak-/arkivsystem vil si at alle avsluttede saker blir skilt ut og overført til en historisk database. Etter periodiseringen skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. Den historiske databasen skal vedlikeholdes og være søkbar. Hvis en slik historisk database ikke blir laget, må det ved periodisering tas ut obligatoriske papirutskrifter. Avleveringsliste må uansett skrives ut.

Hvis mulig, gjennomføres periodiseringen etter en overlappingsperiode, ett til to år etter at arkivperioden er avsluttet. Delingen skal skje etter disse kriteriene:

• Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden, blir regnet som avsluttet og overføres til den avsluttede perioden.
• Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive, uavhengig av når saken oppstod, og blir overført til den nye journalperioden.
• Presedenssaker blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden.

Periodisering av sak-/arkivsystem skal ellers gjennomføres i samsvar med regelverk og i samarbeid med leverandør og IKAVA.

Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres følgende serier hvert 4. år: saksarkiv, eiendomsarkiv og landbruksarkiv. Arkivperioden samsvarer i hovedsak med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon.

Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Her må det utarbeides egne periodiseringsregler som kan skille ut objekter som ikke lenger er aktive og som kan settes bort.

Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie.