Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, se depotlokaler og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommunen har overført depotoppgaver til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS.

Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. For innsyn i nyere arkiver, se:

Innsyn i offentlig postjournal

Kommunen har inngått avtale om at Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder overtar oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder vil bli ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder. 

Oppgaver:

• ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver, i første omgang fram til kommunesammenslåingen i 1965.
• arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen
• mottak av sensitive personregistre som har gått ut av aktiv bruk
• veiledning innen arkivdanning etter gjeldende lovverk, og utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres i følge forskrifter til arkivloven
• råd og veiledning med sikte på at arkivrom er i forskriftsmessig stand.

Avleveringsbestemmelser depot

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se:

Avlevering av personregistre