Saksdokumenter knyttet til ePhorte lagres elektronisk for arkivdeler der dette er eksplisitt bestemt. For alle andre arkivserier, for eksempel arkiver og dokumenter produsert i fagsystemer, skal det jevnlig tas ut utskrifter og arkivene lagres på papir.

Arkivforskriften fastsetter at det skal benyttes godkjent lagringsmedium til arkivmateriale som skal bevares for ettertiden. Det er gitt bestemmelser for ulike lagringsmedia.

7.1 Godkjent papir

I kommunen skal papirarkiver benyttes papir som oppfyller internasjonal standard for permanent papir (ISO 9706). Dersom det er tvil om at innkomne brev er skrevet på godkjent papir, skal disse kopieres før arkivlegging.

Materiale som ikke skal legges i arkivet, kan skrives ut på annet papir.

7.2  Elektroniske lagringsenheter

Arkivforskriften fastsetter at elektroniske arkiver skal oppbevares på lagringsmedia som er godkjent av Riksarkivaren, og at man skal bruke systemer og rutiner som sikrer autentisiteten og integriteten til materialet.

Ved avlevering til depot skal kommunen bruke lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren, for tiden CD-R (74 minutt).

7.3  Elektroniske arkivformat

Arkivforskriften krever at arkivplanen skal inneholde dokumentasjon av edb-baserte arkivsystemer (se Elektronisk arkiv)

Saksdokumenter i elektroniske arkiv skal lagres i godkjente arkivformat, dersom de ikke blir skrevet ut på papir.