Arkivplanen skal fungere som en administrativ håndbok for kommunen. Arkivplanen skal gi bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Sirdal kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Sirdal kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter:

" Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret jfr arkivforskriften § 1-1. Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste.

Arkivplanen bør oppdateres når:

det skjer omfattende endringer i organisasjonen

• når det blir tatt i bruk nye fagsystem og ved skifte av saksbehandlingssystem
• skifte av arkivnøkkel
• vesentlige endringer i rutiner

Arkivleder skal ha melding om alle endringer med mulig følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgende de kan få for arkivet.

Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.