Arkivdokumentene som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal arkivlegges og som hovedregel bevares for ettertiden. Bevaring av arkiv vil si at arkivmateriale blir oppbevart for framtiden og avlevert til arkivdepot. Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivloven fastsetter i § 9 at man må ha spesiell tillatelse fra Riksarkivaren for kassasjon som ikke har hjemmel i forskrifter utgått fra arkivloven.
Arkivforskriften har i § 3-20 fastsatt bevaringspåbud for følgende arkivmateriale:
- arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivbegrensning er utført,
- møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse,
- organets egne årsmeldinger,
- kopibøker (kopier av utgående dokumenter) og kopibokregister,
- journaler, medregnet journaldatabaser, og journalregistre,
- alle andre former for register og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, f.eks. arkivnøkler som organet har brukt,
- arkivplaner,
- presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt kassasjonspåbud uten spesifiserte unntak,
- kart, unntatt trykte kart uten påtegninger,
- tegninger og fotografier som har inngått som et ledd i den virksomheten organet har drevet,
- grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg.
Nye bevarings- og kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner trådte i kraft 01.02.2014. I tillegg er det utarbeidet en veiledning for å lette arbeidet med innføringen av de nye reglene fra Riksarkivaren.
Lyngdal kommune har vært med i arbeidsgruppe i regi av IKAVA som har arbeidet med kassasjonsplan etter nytt regelverk. Foreløpig har Lyngdal kommune ikke tilrettelagt for kassasjon og må dermed bevare all dokumentasjon som skapes i kommunens virksomhet.
